Если польский документ нужно предоставить в несколько стран, нужно ли каждый раз ставить апостиль?

Нет.

Документы, апостилированные один раз, признаются одновременно всеми странами, которые являются участниками Гаагской конвенции.

​

Есть ли страны, которые не требуют апостилирования польских документов?

Да.

Органы государств-членов ЕС не могут требовать апостиль на определённых документах, выданных в другой стране ЕС. Это касается документов, касающихся актов гражданского состояния: рождения, смерти, имени и фамилии, брака (включая способность вступать в брак и семейное положение), расторжения брака, усыновления, места жительства или места пребывания, гражданства или справки об отсутствии судимости.

 

Кроме Польши, в ЕС входит ещё 26 стран:

Австрия

Бельгия

Болгария

Венгрия

Германия

Греция

Дания

Ирландия

Испания

Италия

Кипр

Латвия

Литва

Люксембург

Мальта

Нидерланды

Португалия

Румыния

Словакия

Словения

Финляндия

Франция

Хорватия

Чехия

Швеция

Эстония

 

Кроме того, с некоторыми странами у Польши заключены международные договоры (многосторонние или двусторонние), согласно которым официальные документы, выданные в Польше, признаются в другой стране без какого-либо дополнительного удостоверения. 

 

Наличие у Польши договора о правовой помощи не всегда гарантирует принятие соответствующим иностранным государством польских документов без какого-либо дополнительного удостоверения.

Иногда государства исходят из того, что определённое соглашение применяется только в ограниченных случаях (например, при представлении документов исключительно в судебные органы). Если цель предоставления документа не подпадает под перечень таких случаев, иностранное государство может потребовать легализовать польский документ (например, в суде документ могут принять без дополнительного удостоверения, а для других целей могут потребовать этот же документ апостилировать).

Таким образом, в каждом конкретном случае необходимо предварительно уточнять практику  применения международного соглашения Польши в соответствующем иностранном государстве.

Какие документы можно апостилировать?

Апостиль можно проставить только на официальных документах, составленных на территории Польши, в том числе на:

1. актах гражданского состояния (например, на свидетельстве о рождении или о смерти, на справке об отсутствии записи акта о заключении брака, на справке об отсутствии препятствий ко вступлению в брак и т.п.);

2. судебных документах (в том числе от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя);

3. справках об отсутствии судимости;

4. документах об образовании;

5. нотариальных актах и документах (в том числе на нотариально удостоверенном переводе документов либо на нотариально удостоверенных копиях документов);

6. присяжном переводе;

7. документах о коммерческой деятельности и выписках из реестров;

8. дипломах мастеров и сертификатах ремесленников;

9. документах, подтверждающих медицинскую квалификацию;

10. иных административных или официальных документах, исходящих от государственных органов, учреждений Польши их должностных лиц;

11. официальных отметках на документах (например, о регистрации документа, об удостоверении времени предъявления документа, о свидетельствовании подлинности подписи на документе и т.п.).

​

Какие документы нельзя апостилировать?

Апостиль невозможно проставить на:

1. оригиналах документов, не являющихся официальными, т.е. не исходящих от государственных органов, учреждений Польши и их должностных лиц (в том числе на личной переписке);

2. оригиналах документов, составленных не на территории Польши (в том числе на иностранных документах и документах, исходящих от дипломатических или консульских учреждений Польши за границей и их должностных лиц);

3. оригиналах административных документов, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции (например, на коммерческих договорах, счетах, платёжных документах, таможенных декларациях и т.п.);

4. оригиналах документов, удостоверяющих личность, и проездных документов (в том числе на паспорте, идентификационной карте, биометрическом паспорте, водительском удостоверении, военном билете, удостоверении призывника);

5. ксерокопиях документов, а также на незаверенных выписках из реестров.

 

При необходимости можно проставить апостиль на нотариально удостоверенных в Польше копиях указанных документов.

​

Какие требования предъявляются к документам для проставления на них апостиля?

Единым требованием ко всем документам, предъявленным для проставления апостиля, является их предъявление в оригинале.

 

К отдельным документам могут предъявляться особые требования,в частности:

1) акты гражданского состояния должны быть удостоверены Органом по регистрации гражданских состояний (Urząd Stanu Cywilnego) и содержать круглую печать соответствующего органа, именную печать и подпись его должностного лица;

2) присяжные переводы должны быть сделаны присяжными переводчиками, указанными в специальном списке Министерства юстиции;

3) нотариальные документы должны быть предварительно удостоверены (заверены) в окружном суде (sąd okręgowy) по месту выдачи нотариального документа, т.к. образцы подписей и печатей нотариусов есть только в окружных судах;

4) судебные документы должны быть предварительно удостоверены (заверены) председателем окружного суда (prezes sądu okręgowego) по месту выдачи судебного документа;

5) выписки из Государственного судебного реестра должны быть скреплены печатью Центрального информационного бюро Государственного судебного реестра (Centralna Informacja Krajowego Rejestru Sądowego) и заверены подписью его сотрудника.

Адрес пункта обслуживания заинтересованных лиц Центрального информационного бюро Государственного судебного реестра: 00-454, Warszawa, ul. Czerniakowska, 100.

Телефоны: +48 (22) 880 524 721, +48 (22) 397 65 15, +48 (22) 39 76 515, +48 (22) 39 76 460.

Факс: +48 (22) 39 76 460.

Электронная почта: krs@ms.gov.pl.

Время приёма заинтересованных лиц: в понедельник – с 08:00 по 18:00, со вторника по пятницу – с 08:15 по 16:00.

Образцы заявлений можно скачать здесь.

Со ставками государственной пошлины и реквизитами для её оплаты можно ознакомиться здесь. Оплата может быть произведена также наличными в кассе (время работы кассы: в понедельник – с 08:00 по 17:45, со вторника по пятницу – с 08:15 по 15:45);

6) выписки из Центрального реестра индивидуальной предпринимательской деятельности (CEIDG) должны быть скреплены печатью Министра развития, работы и технологий (Ministr Rozwoju, Pracy i Technologii) и заверены подписью сотрудника этого министерства;

7) справки об отсутствии судимости должны быть выданы информационными пунктами Национального уголовного реестра в районных или окружных судах (punkty informacyjne Krajowego Rejestru Karnego w sądach rejonowych lub okręgowych);

8) коммерческие документы должны быть в оригинале и предварительно удостоверены (заверены) в Государственной торговой палате (Krajowa Izba Gospodarcza) либо в соответствующей региональной торговой палате (regionalna izba gospodarcza). К апостилированию не принимаются засвидетельствованные торговой палатой копии коммерческих документов.

Адрес отдела легализации Государственной торговой палаты: 00-074, Warszawa, ul. Trębacka, 4, pokój 06 (parter).

Телефоны отдела легализации Государственной торговой палаты: +48 (22) 630 96 31, +48 (22) 630 97 67, +48 (22) 630 98 99.

Электронная почта отдела легализации Государственной торговой палаты: legalizacja@kig.pl.

Образец заявления для удостоверения документа можно скачать здесь.

Государственная пошлина за удостоверение коммерческого документа, связанного с экспортом товаров, составляет 100 злотых (НДС 0%), документа, связанного с импортом товаров, – 150 злотых (НДС 23%); 

9) дипломы мастеров и сертификаты ремесленников должны быть предварительно удостоверены (заверены) Сообществом польских ремёсел в Варшаве (Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie).

Адрес отдела профессионального образования и социальных вопросов Сообщества польских ремёсел: 00-246, Warszawa, ul. Miodowa, 14.

Телефоны: +48 (22) 50 44 200, +48 (22) 5044 230.

Электронная почта: zrp.@zrp.pl.

Время приёма заинтересованных лиц: с понедельника по пятницу – с 08:00 по 16:00. Существует также возможность направления документов почтой.

Образец заявления для удостоверения документа можно скачать здесь.

Государственная пошлина за удостоверение документа составляет 26 злотых. С реквизитами для её оплаты можно ознакомиться здесь;

10) документы, подтверждающие медицинскую квалификацию, должны быть предварительно удостоверены (заверены) Министерством здравоохранения (Ministerstwo Zdrowia).

Адрес Департамента развития медицинских кадров Министерства здравоохранения: 00-952, Warszawa, ul. Miodowa, 15.

Телефон: +48 (22) 634 98 58.

Электронная почта: dep-rkm@mz.gov.pl:

11) дипломы докторов наук и аспирантов, выданные научными институтами Польской академии наук и международными научными институтами, созданными по специальным правилам, действующими на территории Польши, должны быть предварительно удостоверены (заверены) президентом Польской академии наук (Prezes Polskiej Akademii Nauk);

12) дипломы докторов наук и аспирантов, выданные научно-исследовательскими институтами, должны быть заверены соответствующим министерством, курирующим данный институт;

13) все иные документы должны содержать печать выдавшего этот документ государственного органа или организации, а также именную печать и подпись его должностного лица.

 

При несоответствии документа указанным требованиям в проставлении на нём апостиля может быть отказано.

 

Куда обращаться за проставлением апостиля?

Конкретный орган зависит от документа, на котором нужно проставить апостиль.

 

Документы, выданные учреждениями высшего образования (оригиналы дипломов о высшем образовании, дипломов докторов наук и аспирантов, приложений к таким дипломам, выписки из указанных документов (в том числе на иностранном языке), дубликаты указанных документов, свидетельства об окончании образования, в том числе о повышении квалификации) апостилирует Национальное агентство академических обменов (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej):

адрес:  00-635, Warszawa, ul. Polna, 40

телефон: +48 (22) 390 35 80

электронная почта: apostille@nawa.gov.pl.

 

Иные документы о высшем образовании, не указанные выше, апостилирует то учреждение образования, которое выдало документ.

 

Документы об образовании, выданные учреждениями художественного образования, апостилирует Департамент художественного и культурного образования Министерства культуры, национального наследия и спорта (Departament Szkolnictwa Artystycznego i Edukacji Kulturalnej Ministerstwa Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu):

адрес:  00-328, Warszawa, ul. Mikołaja Kopernika, 36/40

адрес для почтовой корреспонденции: 00-071, Warszawa, ul. Krakowskie Przedmieście, 15/17

телефон: +48 (22) 551 55 90

электронная почта: dek@kulturaisport.gov.pl

 

Аттестаты, выданные школами и школьными объединениями в Польше, а также при дипломатических представительствах, консульских учреждениях и военных представительствах Польши, апостилируются Министерством образования и науки (Ministerstwo Edukacji i Nauki):

адрес:  00-918, Warszawa, al. Szucha, 25

телефон: +48 (22) 347 41 00

электронная почта: kancelaria@mein.gov.pl.

 

Похвальные грамоты и свидетельства об окончании школы (не являющиеся аттестатами), а также ученические книжки, выдаваемые школами и другие документы, не указанные выше, предназначенные для юридического оборота с иностранными государствами, выдаваемые школами, учреждениями дополнительного образования и практическими учебными заведениями, апостилируются начальником управления образования по месту нахождения соответствующего учебного заведения (kurator oświaty właściwy ze względu na siedzibę szkoły) по согласованию с Министерством образования и науки (Ministerstwo Edukacji i Nauki).

 

Свидетельства об окончании начальной школы и средней школы по результатам заочных экзаменов, аттестаты зрелости, приложения к аттестатам зрелости, свидетельства, подтверждающие квалификацию по профессии, дипломы и аттестаты, выданные районными экзаменационными комиссиями, апостилируются директором районной экзаменационной комиссии (dyrektor okręgowej komisji egzaminacyjnej) по согласованию с Министерством образования и науки (Ministerstwo Edukacji i Nauki).

 

Все иные виды документов апостилирует Отдел легализации Министерства иностранных дел:

адрес для личной подачи документов: 00-512, Warszawa, ul. Krucza, 38/42

адрес для направления документов почтой: 00-580, Warszawa, al. Szucha, 21

телефон: +48 (22) 250 01 16

электронная почта: legalizacja@msz.gov.pl.

 

Личный приём заинтересованных лиц осуществляется по предварительной записи (записаться можно здесь).

Образец заявления для проставления апостиля можно скачать здесь.

За один визит можно апостилировать до 10 документов.

 

Можно ли для проставления апостиля направить документы почтой?

Да.

Если документ подлежит апостилированию Министерством иностранных дел, то для проставления апостиля можно направить документы (заявление, оригинал документа, подлежащего апостилированию, и документа, подтверждающего уплату государственной пошлины) заказным письмом по адресу:

Referat ds. Legalizacji

Ministerstwo Spraw Zagranicznych

al. Szucha, 21

00-580, Warszawa.

 

Если у заявителя нет адреса в Польше либо в ином государстве-члене ЕС либо в Исландии, Лихтенштейне, Норвегии или Швейцарии, то необходимо назначить представителя в Польше для получения апостилированного документа и указать адрес этого представителя (в Польше).

 

Может ли за проставлением апостиля обратиться представитель?

Да.

Представитель (третье лицо / агент / посредник) может обратиться за проставлением апостиля от имени заявителя при наличии письменной доверенности от заявителя с его собственноручной подписью.

 

Удостоверять (заверять) такую доверенность у нотариуса не требуется.

 

Сколько стоит проставить апостиль?

Если документ подлежит апостилированию Министерством иностранных дел, то государственная пошлина составляет 60 злотых за каждый документ.

 

Оплату можно произвести:

1) в кассе по адресу: Warszawa, ul. Nowogrodzka, 43;

2) в любом отделении почты (ближайшие к месту личной подачи документов отделения почты находятся по адресам: Warszawa, pl. Trzech Krzyży 13; Warszawa, ul. Nowogrodzka 45; Warszawa Stacja Metra Centrum);

3) банковским переводом по следующим реквизитам:

наименование банка: Bank Handlowy w Warszawie S.A.

получатель платежа: Centrum Obsługi Podatnika

номер счёта: 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070

 

для оплаты из-за границы:

SWIFT CODE: CITIPLPX

IBAN: PL21 1030 1508 0000 0005 5000 0070

 

назначение платежа: opłata skarbowa za wydanie apostille.

 

Сколько времени занимает процедура проставления апостиля?

Если документ подлежит апостилированию Министерством иностранных дел и документы подаются при личном обращении, то процедура по проставлению апостиля осуществляется в ходе визита.

Если документ подлежит апостилированию Министерством иностранных дел и документы подаются почтой, то то срок осуществления процедуры по проставлению апостиля составляет 30 календарных дней со дня поступления документов в Министерство иностранных дел.

 

Как выглядит апостиль?

Апостиль оформляется в виде квадрата размером не менее 9 x 9 см и выглядит как напечатанная наклейка с собственноручной подписью должностного лица, официальной печатью и голограммой.

 

Апостиль должен соответствовать следующему образцу:

​